CONVOCATORIA PARA OCUPAR EL PUESTO DE ASISTENTE DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

Cerrada el 21 de enero de 2024.

Fecha de publicación 16 de enero de 2024.

Se invita a participar en la Convocatoria para ocupar el puesto operativo correspondiente a Asistente de la Secretaría Técnica. La/el candidata/o deberán mostrar un perfil compatible y congruente con lo descrito en el presente documento. 

Salario 

La información referente al salario será proporcionada previa solicitud. Los interesados deberán dirigirse con la L.A. Lorena García Martínez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos al correo electrónico This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.  

Título del Puesto 

Asistente

Nivel 012

Objetivo general del puesto 

Brindar apoyo administrativo, técnico y asistencial a la oficina de la Secretaría Técnica del INECOL, asegurando un flujo eficiente de las operaciones.

Responsabilidades

• Recibir, revisar y registrar la correspondencia recibida y emitida, con la finalidad de turnarla para su atención y debido seguimiento. 
• Elaborar los diferentes documentos que se requieran en la Secretaría Técnica, con la finalidad de brindar apoyo para el cumplimiento de sus objetivos.
• Atender y efectuar llamadas telefónicas oficiales y correo electrónico a fin de turnar los mensajes con la debida oportunidad y mantener un control de estos. 
• Apoyar en la gestión de compras y adquisiciones, así como llevar un control de gastos de la Secretaría Técnica.
• Realizar trámites internos y externos en apoyo a la oficina de la secretaria y personal de las áreas de Laboratorio de Secuenciación de ADN, Laboratorio de Análisis de Suelos, Agua y Plantas (LAQSAP), Microscopio electrónico, Herbario de Xalapa, Herbario de Pátzcuaro, Colección Entomológica IEXA, Estaciones de Campo del INECOL A.C, Jardín Botánico "Francisco Javier Clavijero”, Laboratorio de Productos Maderables (LINCE), con la finalidad de garantizar su operación.
• Gestionar el funcionamiento operativo de la oficina, asegurando un entorno organizado y facilitando la ejecución de tareas administrativas diarias.
• Colaborar en la asistencia y apoyo directo al(la) Secretario(a) Técnico(a) en sus funciones, contribuyendo al desarrollo eficaz de sus responsabilidades.
• Coordinar y mantener actualizada la agenda del(la) Secretario(a) Técnico(a), asegurando la programación eficiente de reuniones, eventos y actividades relevantes, así como atender a los citados y en su caso informar sobre cancelación o cambios de fecha.
• Proporcionar seguimiento a los asuntos pendientes del(la) Secretario(a) Técnico(a) como lo son calendario de viajes, administración de tareas, etc.
• Coordinar la gestión administrativa de proyectos, garantizando una ejecución eficiente desde la planificación hasta la conclusión, y proporcionando informes periódicos sobre el avance.
• Recopilar y analizar datos pertinentes para producir estadísticas significativas que respalden la toma de decisiones y evalúen el rendimiento de las actividades bajo la responsabilidad de la Secretaría Técnica.
• Colaborar en la planificación y ejecución de eventos, asegurando una logística eficiente y contribuyendo al éxito general de cada actividad.
• Preparar informes detallados y técnicamente sólidos, proporcionando análisis e interpretación de datos relevantes para respaldar la toma de decisiones.
• Facilitar y mantener relaciones efectivas con proveedores, asesores y académicos, asegurando una comunicación fluida y colaborativa.
• Coordinar eficientemente la agenda y los recursos con las Estaciones de Campo, optimizando la colaboración y el uso eficaz de los recursos disponibles.
• Brindar apoyo en diversas gestiones relacionadas con la Dirección General y la Secretaría Académica y de Posgrado, asegurando la eficiencia en la ejecución de tareas asignadas.
• Facilitar la conexión y colaboración entre la Secretaría Técnica, áreas del instituto y otras instituciones receptoras, contribuyendo a una comunicación fluida y a la consecución de objetivos compartidos.
• Realizar también todas aquellas actividades de naturaleza análoga a las funciones anteriormente descritas o bien, que con el transcurso del tiempo se deriven con motivo de su actualización en el desarrollo del desempeño del puesto.
• Las funciones se irán ajustando conforme a las disposiciones legales de la Ley General en Materia de Humanidades, Ciencias, Tecnologías e Innovación, con el transcurso del tiempo derivado del avance de la tecnología, modificación de los procesos de trabajo y la curva de aprendizaje de El Trabajador, conservándose en todo momento la naturaleza de las actividades que con esta fecha se contratan.

Requisitos:

• Nivel Académico: Licenciatura.
• Área general y carrera genérica requeridas para la ocupación del puesto: formación específica en áreas económico-administrativas, licenciatura en administración o afines.
• Experiencia laboral: mínima de 2 años en áreas administrativas.

Competencias:

• Conocimientos intermedios/avanzados de cómputo y de redacción.
• Capacidad de observación y atención al detalle.
• Enfoque metódico/disciplinado en su trabajo y capacidad de organización.
• Capacidad de trabajo en equipo y disposición para trabajar en estrecha colaboración con científicos (de planta e invitados), tecnólogos, docentes, profesores universitarios, estudiantes de licenciatura y posgrado.
• Capaz de prestar atención al detalle y retención de información.
• Tener iniciativa y ser capaz de trabajar sin supervisión constante.
• Habilidades de lectoescritura en español.
• Habilidades comunicativas tanto verbales como escritas.

Envío de solicitudes 

Las/os candidatas/os interesadas/os deberán enviar su Curriculum Vitae actualizado en formato libre, al Departamento de Recursos Humanos a la dirección de correo electrónico This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. 

Etapas del proceso

1. Entrevista con el comité de selección. 

2. Evaluación de conocimientos técnicos. 

3. Evaluación de competencias. 

Para la atención de cualquier duda deberá comunicarse con la L.A. Lorena García Martínez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos.

Los interesados pueden verificar el Aviso de Privacidad Simplificado del Departamento de Recursos Humanos del Instituto de Ecología, A.C.