CONVOCATORIA PARA OCUPAR EL PUESTO DE ASISTENTE DE LA VENTANILLA EN LA SECRETARIA DE POSGRADO
Fecha de publicación: 27/05/2025
Fecha de cierre: 06/06/2025
Se invita a participar en la Convocatoria para ocupar el puesto correspondiente a Asistente de Ventanilla en la Secretaría de Posgrado.
La/el candidata/o deberá mostrar perfil compatible y congruente con lo descrito en el presente documento.
Salario
La información referente al salario será proporcionada previa solicitud. Los interesados deberán dirigirse con la L.A. Lorena García Martínez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos al correo electrónico
Título del Puesto
Asistente de Ventanilla.
Nivel 006
Objetivo general del puesto
Revisar y apoyar a los estudiantes, investigadores y público en general, con relación a los trámites de servicios escolares del posgrado, a partir de la recepción y control de la documentación de los estudiantes.
Responsabilidades
- Apoyar en la orientación de información de convocatorias a los aspirantes de ingreso y aclarar dudas acerca de trámites y servicios disponibles; vía presencial, electrónica y/o telefónica.
- Realizar y entregar documentación como comunicados, cartas, constancias, boletas de inscripciones, actas de examen, títulos y otros documentos emitidos a estudiantes y profesores internos y externos. Con requisitos como fotografías, sellos, rúbricas, autorizaciones internas y/o externas; cumpliendo con los procedimientos establecidos para cada caso.
- Personalizar los expedientes de los estudiantes de nuevo ingreso, con el lomo de las carpetas y asignación de números de matrícula, para la identificación correspondiente.
- Proporcionar al Asistente de la Secretaría de posgrado, para incluir en el orden del día a presentar en las reuniones del CAP, solicitudes como: cambio de comité tutorial, revalidación de cursos, seminarios de tesis, talleres, solicitud de jurado para exámenes de grado, cambios de títulos de tesis, oficios de casos particulares como reactivaciones de estudiantes, revalidación ayudantía en prácticas profesionales, etc.
- Presentar al Secretario de Posgrado solicitudes de condonación de pago de grado académico, para su autorización.
- Participar en la presentación durante los programas de inducción al nuevo ingreso, para que los estudiantes identifiquen su área de trabajo.
- Verificar que los trámites que realizan los estudiantes cumplan con todos los requisitos para su inicio y, a lo largo de todo el proceso académico.
- Proporcionar las constancias correspondientes a los investigadores participantes como jurado de tesis y comités tutoriales, cuando así lo requieran.
- Registrar en el Sistema de Productos Académicos las evidencias de cada egreso en cuanto a acta de examen, portada de tesis y oficio de conformación de comité tutorial
- Coordinar actividades con el Asistente de Cursos en cuanto a las fechas establecidas en el calendario para dar prioridad a la inscripción de cursos de posgrado, y bajas en el caso de estudiantes con riesgos académicos.
- Registrar y dar seguimiento a la información relacionada con los egresados en cuanto a su estatus, para utilizar en indicadores estadísticos a presentar a diferentes instancias.
- Dar atención a las solicitudes de los estudiantes en exámenes de grado y seminarios de tesis conforme a los formatos oficiales presentados y realizar las actas de examen correspondientes para entregarlas en la fecha de presentación de dichos eventos.
- Emitir avisos en el correo institucional sobre las fechas asignadas a cada estudiante para presentar su examen profesional, haciendo de conocimiento a la comunidad del INECOL.
- Solicitar apoyo al Asistente Operativo para la asignación de aulas de examen de grado, enlaces de video conferencias y organización del coffee break que los estudiantes ofrecen a sus invitados.
- Mantener contacto con el Responsable de la Unidad de Correspondencia para el control de la mensajería de documentos y guías de envío.
- Recibir, revisar y registrar la correspondencia recibida y emitida por estudiantes foráneos y por el Centro Regional del Bajío en Pátzcuaro Michoacán, garantizando su correcta atención.
- Asignar y/o controlar la numeración de folios en todos los documentos que ingresan al área, así como su registro, en coordinación con el Asistente de la Secretaría y el Asistente de Cursos, en la bitácora de asuntos de posgrado.
- Actualizar la base de datos del Sistema de Control Escolar en cuanto a historiales académicos y estatus de estudiantes y egresados, así como validar la información y documentación capturada por los estudiantes en esta base.
- Elaborar informes relacionados con su área de trabajo contribuyendo a la generación de información relevante para la toma de decisiones interna y para la información requerida por el reporte al Órgano de Gobierno.
- Proporcionar información a la Coordinación de Servicios Escolares para los reportes a presentar a la Secretaría de Gobernación (número de aspirantes, estudiantes aceptados y graduados, su nacionalidad y otros datos).
- Realizar los reportes semestrales desde los sistemas de la SECIHTI con información del desempeño de cada becario del posgrado y de la validación de inscripciones y, eventualmente con información de los expedientes de becarios que al azar solicite la Secretaría.
- Recabar datos de la Secretaría de Posgrado y diversas áreas administrativas del INECOL para estructurar el Reporte 911 y presentarlo ante la SEP, para la construcción de indicadores que contribuyen a la evaluación del Sistema Educativo Nacional.
- Requisitar los formatos administrativos correspondiente y gestionar los recursos necesarios, sobre requerimientos de papelería y mensajería para mantener el stock suficiente en la operación; así como sobre el pago de servicios para dar la atención que garantice su disponibilidad.
- Solicitar apoyo al Asistente Operativo para: generar y entrega actas de seminarios a estudiantes y tutores por correo electrónico, y eventualmente en otras actividades del puesto.
- Entregar al RAT la información que corresponden al archivo de trámite conforme al CADIDO del INECOL.
- Realizar también todas aquellas actividades de naturaleza análoga a las funciones anteriormente descritas o bien, que con el transcurso del tiempo se deriven con motivo de su actualización en el desarrollo del desempeño del puesto.
- Las funciones se irán ajustando con el transcurso del tiempo derivado del avance de la tecnología, modificación de los procesos de trabajo y la curva de aprendizaje del titular del puesto, conservándose en todo momento la naturaleza de las actividades para las que fue contratado.
Requisitos
- Nivel Académico Mínimo: Licenciatura.
- Área general y carrera genérica requeridas para la ocupación del puesto: Licenciatura en el área económico-administrativa, educación o a fines.
- Experiencia laboral: mínima de dos años en áreas de administración, educación o afines.
- Buenas habilidades interpersonales, de manejo de conflictos y de trabajo en equipo, capacidades para realizar distintas tareas simultáneamente, facilidad de comunicación y desempeño ético.
Envío de solicitudes
Las/os candidatas/os interesadas/os deberán enviar su Curriculum Vitae actualizado en formato libre, al Departamento de Recursos Humanos a la dirección de correo electrónico
Etapas del proceso
- Entrevista con el comité de selección.
- Evaluación de conocimientos técnicos.
- Evaluación de competencias y habilidades.
En igualdad de condiciones se contratará a la/el candidata/o que demuestre mayor inteligencia emocional.
Para la atención de cualquier duda deberá comunicarse con la L.A. Lorena García Martínez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos.
